正如别的书信交流一样，我们把传真和Email搞得越有吸引力，它们被读到的可能性就越大。对于多数Email和传真，这意味着：

　　每段大约6行。

　　段落之间空1行。

　　使用数字序号。

　　使用小标题把更长的信息分开。

　　关键部分要标示出来。

　　留出一些空白。

　　这些简单的技巧会使你的信息看起来更具可读性。

　　有吸引力

清晰简洁的语句有助于确保Email和传真被对方阅读。另一个使它们有吸引力的办法是：

　　确定对收信人有好处——你的信息可以满足他的需要。

　　使用第二人称——用“你”这个称谓。

　　哪怕你同时写给几个人，也要用第二人称，可以使你的信息看起来不至于像一篇演说。

　　迅速

除非公共性的Email，大多数人总是希望在48小时内得到回应。如果我们没有时间完全回复，至少我们可以简单地告诉对方我们已经收到了信息，并且正在处理，然后说我们将会详细回复。

　　如果你在度假，可以考虑把你的邮箱设置为自动回复，这样如果你收到的邮件短期内不能回复，而对方又在期待你的回复时，可以避免误解。

　　整理清楚

传真件可能因堆积得乱七八糟而造成丢失，Email的往来也可能会把硬盘弄乱，使信息难以接受。这里介绍一些整理传真和Email的小技巧：传真Email

把不想要的传真扔掉删除不想要的信息（并定期清空垃圾箱）

把准备日后查阅或记录的传真  把你想以后查阅的信息归为一类

归为一类把那些你准备以后处理或回复的

按需要尽早回复悬而未决的传真  邮件打印出来或放在电脑文件夹里

立即回复其余的传真 立即回复其余的邮件

定期检查你的发件箱和标题文件夹，删除掉那些不需要的和过期的信息尊重隐私，节省时间

为什么没什么人喜欢点击“全部回复”的按钮回复邮件呢？除非一个人的熟人圈子非常狭小，每个人与别人的兴趣都非常接近。否则，不可能地址栏里的每个人都会对地址栏里的其他人的爱好感兴趣！不要用这样的方式浪费人们的时间。

　　你的Email应当包含多少细节呢？在任何一次交流开始前，首先要思考对方的需要。他们已经知道了什么？他们有多少兴趣？他们想要什么程度上的细节？

　　盲目的抄送按钮可以很顺手地发送多个备份。首先，不是每个人都喜欢把自己的邮件地址发送给许多别的收信人；其次，显示一长串抄送地址占用了空间，收信人需要滚动滚轴，有时在锁定信息时十分吃力。（接收到抄送邮件的人只需看到发件人的邮件地址和他们自己的，而不是所有的收件人列表。）

附件

你是否收到过粘贴着需要花时间下载附件的邮件，最后发现你只是在浪费时间而已？

　　虽然很容易发送，附件还是需要花时间传送和下载。在你发送附件之前，先想想收件人为何应当对它产生兴趣。如果你还是决定发送，在邮件的正文中解释它的内容以及格式。这样，收件人就可以做出明智的决定是不是要打开它。

　　核对你发送的所有信息

电子沟通的速度很容易使人天马行空，不受约束。正如我们需要核对我们的信件、备忘录、报告一样，我们也应当核对我们的邮件和传真。

　　在发送信息之前花一些时间检查一遍。毫不留情地把不必要的词和枝节去掉。

　　如果你每天都挂在因特网或局域网上，不要一收到信息就跳起来。确定一个检查邮件和传真的最佳时间。每天早上第一件事就是检查电子邮箱的做法也许不是最有效率的，比如，它可能耽误你准备做的更重要的工作。